1. 微擎百科首页
  2. 创业分享

远程办公,如何进行“线上沟通”才算合格?

疫情之下,为了降低新冠病毒的传播风险,我们不得不把相互之间的接触几率降到最低——宅在家里不出门,点餐使用“无接触点餐”,外卖选择“无接触配送”。

而对于广大职场人士来说,穿着睡衣睡裤、蓬头垢面的在书房里枯坐一天,工作协同全通过线上“无接触沟通”,是当下办公一族最为真实的写照。

可令人头疼的是,“无接触沟通”无疑大大增加了沟通成本和工作难度,不论是主持会议、布置任务,还是项目协助、问题反馈,大家的反应和行动似乎都不止慢了半拍。

沟通不畅,工作效率低下不说,还会因为理解错误产生不少无用功……线上沟通能力的好坏,似乎已经成为判断当代职场人是否靠谱的新标准。

那么,我们该如何做才能降低“无接触沟通”的成本,让信息更触达、表达更高效、执行更靠谱呢?

本文中,常识君特别邀请到了具有20年人力资源管理、企业咨询从业经验的宋春涛老师分享他的经验。以下,Enjoy:

一、“无接触沟通”的障碍在哪里?

所谓”无接触沟通“,指的是两个或者多个人,在无法面对面的状态下,通过电话、视频、微信文字或语音、邮件、信函的方式,来进行信息交流,达到沟通目的。

以我自己为例,这段时间坐在家里办公,从早上9点半开始坐到电脑跟前,一直到晚上10点处理完最后一封邮件合上电脑,12个小时的时间大致要开6-8个电话会、参与10个以上微信工作群的讨论、回应200条以上的微信语音……但无论是以上哪种互动形式,基本我都无法和对方面对面。

时间一长,我发现相对于大家在办公室坐下来面对面沟通,”无接触沟通“要想做到无障碍、高效率还真的不容易:

有时候自己唾沫横飞说的正嗨,突然发现对方掉线了;

有时候对方正在说着一个重要问题,突然他的声音忽近忽远,让你根本无法听清;

还有的时候电话会开着正欢,突然听到了孩子推门、大声喊:爸爸、妈妈我要尿尿……

以上来自网络硬件、家庭环境方面的干扰还在其次,”无接触沟通“更大的挑战在于,作为会议主讲人,你讲到口干舌燥,头发都要竖起来了,却发现电话彼端静悄悄,没人给你反馈,因为大家说不好意思,信息量太大,无法消化,没有听懂;

又或者你收到了员工给你发来的一连串微信语音,7段话里东拉西扯了3-4件事情,前后又完全没有逻辑……

这个时候,你是否会开始反思”无接触沟通“最主要的障碍在哪里?当我们无法和对方面对面的时候,仅仅透过声音和文字,为什么难以向对方准确地传递你的主要观点、核心信息、以及情绪感受?根本原因是什么?

话说在1971年,美国加州大学社会心理学家梅拉宾博士提出了著名的人际沟通3V理论,用于说明在沟通过程中,人们是怎么相互对对方产生影响的。

3V具体包括:

Visual(身体语言):主要指站姿、坐姿、手势、眼神、以及面部表情等

Vocal(声线):主要指语速、语调、语气、停顿、以及声线变化等

Verbal(语言):主要指你的遣词用句、使用的具体言词等

在梅拉宾博士看来,这三个要素对于沟通对象的影响程度是不同的,其中最为重要的因素是我们的身体语言,它在沟通中对于对方的影响程度达到了55%

梅老爷子写过一本书,叫做《Silent Message》,翻译成中文叫做《无声信号》,强调了身体语言和辅助视觉信息在沟通当中的重要作用。

你可以想象一下,早上你打了一辆车去上班,上车的时候司机“热情”地问候了你:先生早上好!但你发现他说这句话的时候,其实只是用眼角的余光瞟了你一言,而且表情非常冷漠,这时你一定不会去回应他的问候,也不会对他有什么好印象。

在”无接触沟通“的情景下,Visual(身体语言)这项最为关键的要素完全派不上用场了,你只能靠着声线和语言去影响你的沟通对象,而正常情况下,这两项要素合计起来,对于对方的影响都只有45%,这就是”无接触沟通“最大的问题和挑战。

我们该怎么办?

二、“无接触沟通”的正确姿势

接下来,我会和大家分享提升”无接触沟通“能力的三个关键方法:

第一是以听众为中心,识别并满足对方的逻辑诉求

第二是基于对方的诉求,构建符合逻辑的表达框架

第三是基于框架,为你的表达内容制造“画面感”。

方法一:识别并满足沟通对象的逻辑诉求

”无接触沟通“和任何其它沟通一样,目的都是为了与沟通对象达成共识,达成共识的前提在于,你是否提前识别了对方的逻辑诉求,并透过音频或文字,将对对方期待得到的信息准确传递给他。

逻辑诉求的第一组关键词是背景目的

在电话或者视频会议当中,请记得第一时间跟大家分享关于这个沟通主题的具体背景,以及来龙去脉,确保大家对于话题的认知处在一个层面,接着把你希望通过这次线上沟通达成的目的,同样加以准确说明,然后确保大家没有问题。

逻辑诉求的第二组关键词是价值好处

“你说的跟我有啥关系,对我有啥好处?”这个简单的问题,是你在讲话之前必须要考虑的。这个问题背后,就隐藏着听众的逻辑需求。

如果听众是你的老板,他的关注点可能就是:业务结果、落地方案、竞争对手……

如果听众是你的团队伙伴,他的关注点会是:业务目标、工作重点、实施关键……

逻辑诉求的第三组关键词是语言选择

一个符合职业化要求的职场人,必须学会用听众能接受的方式来表达,简单来说就是要学会“说人话”,而不是“说行话”。

区分优秀的表达者和合格的表达者的一个显著特征就是,优秀的表达者能够基于对方的年龄层次、知识水平、职务级别进行判断,找到理解上的共同点,并用对方能够听懂的方式来表达,从而让对方容易接受自己的观点和主张。

方法二:构建符合逻辑的表达框架

在”无接触沟通“的状态下,一定要确保你呈现给对方的不是散乱的珍珠,而是一根有主线串接的项链,这根能够起到串接效果的主线就是你的表达逻辑。

所谓见木之前,先见森林。人类的认知规律告诉我们,对方如果对我们想表达的框架结构有一个整体理解,那么他们就能轻而易举地明白我们接下来呈现给他们的每一个局部信息。

 

方法三:为你的表达内容制造画面感

一个擅于表达的高手,他会有意识地把抽象概念做具象化表达,把枯燥数据做生动化呈现,从而在沟通对象的脑海当中制造了一幅鲜活、直观的画面。

如果能够做到这一点,你的”无接触沟通“的效果就会得到很大的提升。如何能够做到呢?

首先在沟通者大脑中必须构建两座知识仓库,一座专业知识仓库,一座人生阅历体验仓库;然后在两座仓库之间通过类比和转换技巧,建立桥梁加以打通,最终实现表达上的形象生动、深入浅出。

以下三个充满魔力的短语能够帮助我们在”无接触沟通“状态下,实现有效的类比和转换:

“就像……”

“例如……”

“设想一下……”

先跟大家分享一个如何将抽象概念具象化的例子。经营之神稻盛和夫在《把萧条看作再发展的飞跃台》的演讲中,把企业的发展和竹子的成长做了一个形象类比:

企业的发展如果用竹子的成长做比喻的话,克服萧条,就好比造出一个像竹子那样的“节”来。

经济繁荣时,企业只是一味地成长,没有“节”,成了单调脆弱的竹子。

但是由于克服了各种各样的萧条,就形成了许多的“节”,这种“节”才是使企业再次成长的支撑,并使企业的结构变得强固而坚韧。

再跟大家分享一个如何将枯燥数据生动化的例子。前IBM公司董事长郭士纳在1998年IBM股东大会上,面向听众介绍了一款容量高达20,000,000,000字节的存储产品:

“我们计算机存储装置业务的复兴1997年呈持续增长的态势,这是因为我们在磁盘驱动的技术上下了大功夫。

我们的团队为密集性存储创立了世界新记录,并发明了世界最高能力的PC驱动器,其体积只有录音机磁带大小,但是容量相当大,有20,000,000,000字节……——如果打印成纸摞起来,比约翰•汉考克大厦还高。

这已经相当棒了,但是我告诉我们负责存储装置的团队,今年,我想让摞起来的纸比西尔斯塔还高。”

对于身处家中、远程办公的职场人士,如果能够灵活掌握并且运用以上三种方法,相信一定会大幅提升你的”无接触沟通“效率,助力你的职业成功!

本文来自投稿,不代表微擎百科立场,如若转载,请注明出处:https://www.w7.wiki/startup/3346.html

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注